要先敲定参会人员，得有行政后勤的对接人、基建施工队的负责人、两家以上的食材供应商代表，还有不同部门的3名普通员工工会代表，总共10人左右就够，人多容易乱，参会的员工代表要选行政、业务、后勤各一名，这样能覆盖更多人的实际需求，不会只偏向某一方，提前三天发会议通知，把食堂的大致情况，比如选址在单位西北侧闲置车库、工期预计45天、初步预算20万这些信息附进去，方便大家提前捋思路。
要提前调试好小会议室的投影和白板，准备好会议记录的专用本子，还要提前列3个核心讨论点，比如吉日的筛选标准、各方的时间档期、后续的开工衔接，别到时候没方向，还要提前和施工队打个招呼，让他们准备好自己的时间安排表，会上直接拿出来核对就行,不用临时再问。
吉日不能只看黄历，得结合实际情况，比如黄历上的“宜动土”日子，要避开气象部门的暴雨预警，还要问施工队的档期，他们有没有其他项目要赶，比如之前园区里的另一个食堂，选了黄历吉日但施工队当天要去抢修，耽误了一周工期，还要考虑员工的休息时间，别选在大家都轮休的日子，影响现场的监督和食材进场的对接。
还要参考本地的习俗，比如有些地方觉得农历双号的日子更吉利，或者避开农历的十五、十六，这些都可以提出来讨论，不用太死板，只要大家觉得合适就行，比如之前有个单位选吉日的时候，有人提了农历八月初八，因为那天是周六，施工队和员工代表都有空，最后就定了那天,效果还不错。
会议开始先由行政对接人把前期准备的情况说5分钟，然后引导大家按提前列的问题发言，别让无关话题扯太久，比如别聊食堂以后的菜品，先聚焦吉日推荐，比如上周某单位开类似会议，有人扯到了食堂的装修风格，浪费了20分钟，后来就约定只聊核心问题，效率提高了不少。
要做好会议记录，把大家提的3个吉日选项和各自的理由都记下来，最后举手表决，得有超过三分之二的人同意才能定下来，别少数服从多数，尽量兼顾各方的想法，还要留个备选方案，比如如果第一个选的吉日有突发情况，就直接用备选的，不用再重新开会讨论，耽误时间。
开完会议后，要把定下来的吉日和相关事项整理成书面通知，发给所有参会人员和基建、后勤部门，还要提前和施工队确认当天的准备工作，比如材料是否到位、人员是否齐全，要是当天有突发情况，比如突然下雨，得提前准备好防雨布和临时的室内堆放点,别影响开工进度。